Działalność nierejestrowana w 2025: Wszystko, co musisz wiedzieć, by działać bez firmy

Chcesz dorobić albo sprawdzić pomysł na biznes bez zbędnej papierologii i formalności? Działalność nierejestrowana (czasem nazywana NDG) może być idealnym startem! Zobacz, na czym to polega, kto może tak działać, jakie są limity zarobków w 2025, co z podatkami, ZUS-em, VAT-em i KSeF-em. Ten przewodnik wyjaśni Ci wszystko krok po kroku.

Mówiąc najprościej, to legalny sposób na prowadzenie niewielkiej aktywności zarobkowej przez osoby fizyczne, bez konieczności zakładania firmy i rejestrowania jej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) - choć w niektórych przypadkach może to być wymagane. Czasem spotkasz się też z nazwą „działalność nieewidencjonowana” lub „działalność nierejestrowa” – to to samo.

To świetna opcja, jeśli chcesz:

• Przetestować jakiś pomysł na biznes na małą skalę.
• Po prostu dorobić do domowego budżetu.
• Uniknąć skomplikowanego procesu zakładania firmy i związanych z tym kosztów (np. obowiązkowych składek ZUS).

Od 2018 roku NDG działa jako uproszczona forma zarobkowania dla osób, których miesięczne przychody nie przekraczają ustalonego progu. Kto najczęściej korzysta? Freelancerzy, rzemieślnicy, osoby dające korepetycje, sprzedające rękodzieło czy drobne rzeczy przez internet, osoby sprzedające produkty cyfrowe (kursy, pdfy, ebooki, checklisty) a nawet mamy czy ojcowie zajmujący się domem.

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, musi spełnić kilka warunków:

1. Limit przychodów: To absolutnie kluczowa sprawa. Miesięcznie Twoje przychody należne (czyli kwoty, które Ci się należą za sprzedaż lub usługi, nawet jeśli jeszcze fizycznie nie dostałeś zapłaty) nie mogą przekroczyć 75% aktualnego minimalnego wynagrodzenia za pracę.

• Od 1 stycznia 2025: Płaca minimalna wzrasta do 4666 zł brutto, a limit NDG do 3499,50 zł.
• Pamiętaj: Ten limit rośnie wraz ze wzrostem płacy minimalnej, więc w kolejnych latach będzie inny.
  

Ważna uwaga: Przychód należny to dzień, najwcześniejszy z tych zdarzeń: wydanie rzeczy, wykonanie usługi, wystawienie faktury, płatność klienta (zaliczka i zadatek nie jest jeszcze uznawana za moment powstania przychodu należnego)

2. Brak zarejestrowanej firmy w ciągu ostatnich 5 lat (60 miesięcy): Warunek jest taki, że przez ostatnie 60 miesięcy (czyli 5 lat) nie mogłeś prowadzić działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG.

3. Tylko dla osób fizycznych: Działalność nierejestrowana jest przeznaczona wyłącznie dla osób fizycznych. Co ciekawe, teoretycznie mogą ją prowadzić nawet nastolatki (między 13 a 18 rokiem życia), ale w praktyce bywa to utrudnione, bo mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych (np. potrzebują zgody rodziców na zawieranie umów).

4. Status osoby bezrobotnej: Osoba zarejestrowana jako bezrobotna może prowadzić NDG, ale musi uważać na kilka rzeczy (można to prostu ustawić w naszej aplikacji i dostosuje się ona odpowiednio):Nie może wykonywać tzw. „innej pracy zarobkowej” na podstawie umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło), bo straci status bezrobotnego. Może jednak sprzedawać np. własnoręcznie wykonane produkty.

Limit przychodów dla bezrobotnego na NDG jest niższy – wynosi 50% minimalnego wynagrodzenia. Przekroczenie tej kwoty również oznacza utratę statusu w urzędzie pracy.

Istnieją pewne rodzaje działalności, które wykluczają możliwość prowadzenia ich w formie NDG, nawet jeśli spełniasz kryterium przychodowe. Są to przede wszystkim działalności:

• Wymagające zezwolenia, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej. Przykłady: sprzedaż alkoholu, organizacja imprez turystycznych, ochrona osób i mienia, usługi detektywistyczne.
• Zdefiniowane jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, np. pośrednictwo ubezpieczeniowe, usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Przed startem zawsze upewnij się, czy Twoja planowana działalność nie podlega pod te wyłączenia.

Mimo braku rejestracji, prowadzenie NDG wiąże się z pewnymi obowiązkami:

1. Ewidencja Sprzedaży: Musisz prowadzić ewidencję sprzedaży. Zapisuj w niej codziennie sprzedaż z datą przychodu należnego. Jest to kluczowe do monitorowania limitu przychodów.

2. Ewidencja Kosztów: Chociaż nie jest to obowiązkowe jak ewidencja sprzedaży, warto skrupulatnie dokumentować koszty związane z działalnością (faktury imienne, rachunki). Pozwoli Ci to obniżyć podstawę opodatkowania. Kosztem może być wszystko, co jest niezbędne do prowadzenia działalności i uzyskiwania przychodów (np. materiały, narzędzia, hosting strony, reklama, szkolenia branżowe).

3. Wystawianie Faktur/Rachunków: Na żądanie klienta (zarówno firmy, jak i osoby fizycznej) musisz wystawić fakturę lub rachunek. Klient ma na to 3 miesiące od końca miesiąca, w którym dostarczono towar/wykonano usługę lub otrzymano zapłatę. Faktura powinna zawierać m.in. datę wystawienia, numer, dane sprzedawcy i nabywcy (wystarczy imię i nazwisko, NIP nie jest obowiązkowy dla Ciebie, chyba że jesteś VAT-owcem), nazwę towaru/usługi, ilość, cenę jednostkową i kwotę ogółem.

4. Podatek Dochodowy i rozliczenie: Dochody z NDG (przychody pomniejszone o udokumentowane koszty) podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych według skali podatkowej (12% do 120 000 zł dochodu rocznie, 32% od nadwyżki ponad tę kwotę). Dochody te sumują się z innymi Twoimi dochodami opodatkowanymi według skali (np. z umowy o pracę, zlecenia). Podatek rozliczasz rocznie na deklaracji PIT-36 (nawet jeśli normalnie składasz PIT-37), składanej do końca kwietnia za rok poprzedni. Nie płacisz miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy. Możesz korzystać z kwoty wolnej od podatku (30 000 zł dochodu rocznie), o ile nie wykorzystujesz jej już w pełni przy innych dochodach.

5. Podatek VAT: Co do zasady, prowadząc NDG, korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z VAT, ponieważ Twój roczny obrót (przychód) nie przekroczy limitu 200 000 zł.

ALE: Istnieją działalności, które wymagają rejestracji jako czynny podatnik VAT od pierwszej sprzedaży, niezależnie od obrotu (np. usługi doradcze (poza rolniczym), prawnicze, jubilerskie, sprzedaż niektórych towarów akcyzowych, terenów budowlanych). Musisz to sprawdzić przed startem!

Jeśli świadczysz usługi lub sprzedajesz towary do innych krajów UE (np. przez Etsy, Amazon) lub kupujesz usługi z zagranicy (np. reklama Meta/Facebook), może pojawić się obowiązek rejestracji do VAT UE (nawet jeśli jesteś zwolniony z VAT w Polsce) i składania deklaracji VAT-UE. Rejestracja do VAT UE wymaga posiadania numeru NIP.

6. Kasa Fiskalna: Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych. Generalnie obowiązuje zwolnienie do 20 000 zł obrotu gotówkowego rocznie (limit liczony proporcjonalnie w pierwszym roku). Sprzedaż przez internet z płatnością na konto bankowe jest zwykle zwolniona.ALE: Niektóre branże (np. fryzjerskie, kosmetyczne, prawnicze, lekarskie, gastronomiczne, mechanika pojazdowa) muszą mieć kasę fiskalną od pierwszej sprzedaży, niezależnie od obrotu. Posiadanie kasy fiskalnej wymaga uzyskania numeru NIP.

7. NIP i REGON: Prowadząc NDG, nie otrzymujesz numeru REGON. Numer NIP nie jest obowiązkowy, chyba że musisz zarejestrować się jako podatnik VAT lub używać kasy fiskalnej. Możesz jednak dobrowolnie wystąpić o nadanie NIP (formularz NIP-7), co może wyglądać bardziej profesjonalnie na fakturach. Jeśli miałeś NIP nadany w przeszłości, sprawdź w urzędzie skarbowym, czy jest nadal aktywny.

8. Krajowy System e-Faktur (KSeF): Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez KSeF obejmie również osoby prowadzące działalność nierejestrowaną. Prawdopodobnie będzie to wymagało posiadania numeru NIP.

9. RODO, prawa konsumenta i inne obowiązki: Tak samo jak osoby prowadzące dzialalność gospodarczą obowiązuje Cię rodo i prawa konsumenta oraz ewentualne inne obowiązki, które mogą Cię dotyczyć w zależności od tego co robisz i jak robisz.

Działalność nierejestrowną możesz prowadzić sam spełniając wszystkie obowiązki powyżej lub możesz prowadzić z nami.

Zbudowaliśmy prostą dedykowaną aplikację do prowadzenia działalności nierejestrowanej, która pozwala Ci zacząć działać od zaraz.

Zadbaliśmy o wszelkie elementy, by prowadzenie działalności nierejestrowanej było dla Ciebie maksymalnie proste.

Z nami masz szereg udogodnień, zwiększoną prostotę, większą wygodę, mniejsze ryzyko popełnienia błędu (ze względu na odpowiednio zaprojektowaną aplikację i podpowiedzi).

Nasza aplikacja jest dostosowana do osób zwolnionych z VAT oraz obserwujemy stale prawo w zakresie zwolnienia z vat jak i również zwolnienia z kasy fiskalnej, by też w miare możliwości jej unikać.

Szukamy takich rozwiązań i podpowiadamy takie rozwiązania byś mógł zacząć działać bez zbednych formalności, wypełniania deklaracji podatkowych czy spełniania innych specjalnych warunków.

Sprawdź sam naszą aplikację i oceń samemu.

To jedna z kluczowych zalet NDG: prowadząc wyłącznie działalność nierejestrowaną, nie podlegasz obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu z tego tytułu.

Oznacza to brak konieczności płacenia składek ZUS (czyli stałej dużej opłaty, która jest wymagana przy prowadzeniu działalności gospodarczej)

Jednak wiąże się to z konsekwencją: jeśli NDG jest Twoim jedynym źródłem dochodu i nie masz innego tytułu do ubezpieczeń (np. praca na etacie, umowa zlecenie, status bezrobotnego, dopisanie do ubezpieczenia członka rodziny), nie masz prawa do bezpłatnej opieki zdrowotnej w ramach NFZ i nie odkładasz składek na emeryturę. Możesz rozważyć dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne w NFZ (obecnie koszt ok. 600 zł/mc).

Ważna Uwaga Dotycząca Usług i ZUS: Istnieje pewna niejasność interpretacyjna. Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wskazują, że umowy cywilnoprawne (jak umowa zlecenie, którą może przypominać świadczenie usług) rodzą obowiązek opłacania składek ZUS przez zleceniodawcę czyli Twojego klienta. ZUS w oficjalnej interpretacji skłania się ku stanowisku, że świadczenie usług w ramach NDG może podlegać oskładkowaniu. Jest to sprzeczne z ideą NDG i różnie interpretowane przez różne oddziały ZUS. Co ważne jeśli masz status ucznia to Cię to nie dotyczy. Jeśli chcesz sobie zapewnić większe bezpieczeństwo w tym zakresie i uniknąć niejasności możesz rozważyć sprzedaż produktów (np. sprzedaż gotowych grafik zamiast usługi projektowania graficznego). Więcej potencjalnych rozwiązań znajdziesz w naszym kursie o działalności nierejestrowanej w naszej aplikacji.

• Brak konieczności rejestracji w CEIDG.
• Brak obowiązkowych składek ZUS (społecznych i zdrowotnych).
• Brak konieczności płacenia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy.
• Uproszczona ewidencja sprzedaży (zamiast pełnej księgowości).
• Możliwość legalnego testowania pomysłu na biznes przy niskich przychodach.
• Idealna forma na dodatkowy zarobek.

Jeśli w danym miesiącu Twój przychód należny przekroczy ustawowy limit (75% minimalnego wynagrodzenia), Twoja działalność przestaje być traktowana jako nierejestrowana. Masz 7 dni od dnia przekroczenia limitu na zarejestrowanie działalności gospodarczej w CEIDG. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować karami finansowymi i naliczeniem zaległych składek ZUS wraz z odsetkami.

NDG jest szczególnie popularna wśród:

• Rękodzielników: Sprzedających własne wyroby (biżuteria, świece, mydła, ubrania, ozdoby).
• Freelancerów: Copywriterów, grafików, wirtualnych asystentów (pamiętając o potencjalnych niejasnościach z usługami/ZUS, dla osób nie będących uczniami).
• Korepetytorów i lektorów języków obcych: Udzielających lekcji (ponownie, uwaga na status usług).
• Fotografów: Wykonujących drobne sesje zdjęciowe.
• Osób sprzedających online: Na małą skalę, np. przez media społecznościowe, Allegro, Etsy (uwaga na VAT UE).
• Osób sprzedających online produkty cyfrowe: kursy, pdfy, checklisty, ebooki
• Osób działających w MLM: Na początkowym etapie, gdy prowizje są niskie.
• Mam na urlopach macierzyńskich/wychowawczych: Szukających elastycznego zajęcia.
• Osób pracujących na etacie: Chcących legalnie dorobić "po godzinach".

Działalność nierejestrowana to atrakcyjna forma legalizacji drobnych przychodów i testowania biznesu. Kluczowe jest pilnowanie miesięcznego limitu przychodów oraz znajomość obowiązków, zwłaszcza w zakresie ewidencji sprzedaży i rocznego rozliczenia podatku dochodowego. Pamiętaj też o potencjalnych obowiązkach związanych z VAT, kasą fiskalną i nadchodzącym KSeF, a także o specyfice świadczenia usług w kontekście ZUS. Zawsze warto śledzić aktualne przepisy i w razie wątpliwości konsultować się z doradcą podatkowym lub prawnikiem.