(generator w środku strony)

Prowadzisz lub zamierzasz rozpocząć działalność nierejestrowaną (NDG)?

Gratulacje! To świetny sposób na legalne testowanie pomysłu na biznes i generowanie dodatkowych dochodów bez skomplikowanych formalności.

Jednak nawet w tej uproszczonej formie działalności, kluczowe jest prawidłowe dokumentowanie sprzedaży. Jednym z podstawowych dokumentów, z którym możesz się spotkać, jest faktura w działalności nierejestrowanej.

Choć nazwa "faktura" może brzmieć poważnie, jej wystawianie w NDG nie jest tak skomplikowane, jak mogłoby się wydawać.

Ten artykuł to Twoje kompleksowe źródło wiedzy na temat fakturowania w działalności nierejestrowanej.

Krok po kroku wyjaśnimy, kiedy musisz wystawić fakturę, co powinna zawierać, jak wygląda kwestia VAT, a także udostępnimy Ci darmowy generator faktur online, dzięki któremu szybko i sprawnie stworzysz potrzebny dokument. Zaczynajmy!

To jedno z najczęstszych pytań osób prowadzących NDG. Odpowiedź brzmi: nie zawsze, ale na żądanie nabywcy – tak.

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną co do zasady nie ma obowiązku automatycznego wystawiania faktury przy każdej sprzedaży (chyba że przepisy szczególne dla danej branży stanowią inaczej, co jest rzadkością w NDG). Jednakże, jeśli Twój klient (zarówno osoba fizyczna nieprowadząca działalności, jak i firma) zażąda wystawienia faktury (lub rachunku), masz obowiązek taki dokument sporządzić i mu przekazać.

Klient ma na zgłoszenie takiego żądania 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś towar, wykonałeś usługę lub otrzymałeś całość bądź część zapłaty.

Podatek VAT jest kluczowym zagadnieniem przy wystawianiu faktur. Jak wygląda kwestia VAT w przypadku działalności nierejestrowanej?

1. Sprawdź czy przysługuje Ci zwolnienie:

Są towary i usługi, które jeśli świadczysz musisz być zarejestrowany do VATu od początku swojej działalności nierejestrowanej. Wtedy nasz generator (i nasza aplikacja) nie jest dla Ciebie, ponieważ nasza aplikacja dostosowana jest dla osób, które są zwolnione z VAT. Na szczęście większość osób jest zwolnionych z VAT na działalności nierejestrowanej.

Natomiast jeśli:

• sprzedajesz:

  • towary wymienione w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (metale szlachetne i złom z nich, wyroby jubilerskie)

  • towary opodatkowane podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych innych niż nowe, zaliczanych, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji

  • w niektórych przypadkach: budynki, budowle lub ich części

  • tereny budowlane

  • nowe środki transportu

  • przez internet towary, takie jak:

    • preparaty kosmetyczne i toaletowe

    • komputery, wyroby elektroniczne i optyczne

    • urządzenia elektryczne i nieelektryczny sprzęt gospodarstwa domowego

    • maszyny i urządzenia niesklasyfikowane gdzie indziej

  • hurtowo i detalicznie części do:

    • pojazdów samochodowych

    • motocykli

• świadczysz usługi:

  • prawnicze

  • w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego)

  • jubilerskie

  • ściągania długów, w tym factoringu

• nie posiadasz siedziby działalności gospodarczej w Polsce.

To musisz być zarejestrowany do VAT od pierwszej sprzedaży i ten generator faktur poniżej nie jest dla Ciebie. Wiąże się to m.in. z koniecznością uzyskania numeru NIP dla swojej działalności nierejestrowanej.

2. Sprawdź czy nie jesteś zwolniony ze względu na rodzaj sprzedawanych usług lub towarów

Zwolnienie przedmiotowe to stałe zwolnienie z podatku VAT, które obowiązuje bez względu na wysokość osiąganych przychodów. W działalności nierejestrowanej zdarza się rzadko, jednak jeśli świadczysz usługi lub sprzedajesz towary objęte tym zwolnieniem, masz obowiązek odpowiedniego oznaczenia tego faktu.

Zwolnienie przedmiotowe przysługuje, jeśli świadczysz usługi lub sprzedajesz towary wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. Oznacza to, że zwolnienie wynika bezpośrednio z charakteru działalności. Przykładowo, zwolnieniu podlegają:

• Usługi medyczne – w zakresie opieki medycznej, profilaktyki, ratowania, przywracania i poprawy zdrowia (dotyczy lekarzy, lekarzy dentystów, pielęgniarek, położnych oraz psychologów).

• Usługi edukacyjne – prywatne nauczanie na poziomie przedszkolnym, podstawowym, ponadpodstawowym i wyższym, jeśli jesteś nauczycielem.

• Nauczanie języków obcych – niezależnie od poziomu zaawansowania.

• Usługi finansowe – w tym zarządzanie funduszami inwestycyjnymi, usługi ubezpieczeniowe, udzielanie poręczeń, gwarancji oraz innych zabezpieczeń transakcji, a także udzielanie kredytów i pożyczek, w których przedmiotem są instrumenty finansowe.

Warto pamiętać, że zwolnienie przysługuje wyłącznie w przypadku świadczenia wymienionych usług lub sprzedaży towarów.

3. Skorzystaj ze zwolnienia ze względu na limit 200 tyś zł przychodu rocznie

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną najczęściej korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT.

Oznacza to, że nie muszą:

• rejestrować się jako podatnicy VAT,

• naliczać podatku VAT od sprzedaży,

• składać deklaracji VAT,
  pod warunkiem, że ich przewidywana lub rzeczywista wartość sprzedaży nie przekroczy limitu 200 000 zł w skali roku (proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności, jeśli rozpoczęcie nastąpiło w trakcie roku).

W praktyce, ze względu na miesięczne limity przychodów w działalności nierejestrowanej, nie jest możliwe legalne przekroczenie tego progu, co oznacza, że osoby prowadzące działalność nierejestrowaną nie muszą stawać się czynnymi podatnikami VAT.

A więc jeśli nie sprzedajesz rzeczy które wymagają rejestracji do VAT od pierwszej sprzedaży i nie sprzedajesz nic ze zwolnienia ze względu na rodzaj sprzedaży to stosujesz to zwolnienie.

Jak wygląda faktura przy zwolnieniu z VAT?

Jeśli jesteś zwolniony z VAT, Twoja faktura:

• Nie zawiera stawek VAT (np. 23%, 8%, 5%).

• Nie zawiera kwot podatku VAT.

• Cena jednostkowa netto na fakturze jest jednocześnie ceną jednostkową brutto (czyli ceną końcową dla klienta).

Jak oznaczyć zwolnienie z VAT na fakturze?

Chociaż nie naliczasz VAT, w przypadku zwolnienia przedmiotowego trzeba oznaczyć je na fakturze. Jeśli chodzi o zwolnienie ze względu na limit, nie jest obowiązkowy dopisek, ale nasz generator dodatkowo dodaje taką informację.

Aby Twoja faktura była prawidłowa i nie budziła wątpliwości, musi zawierać określone, minimalne elementy. Poniżej szczegółowo omawiamy każdy z nich:

Dane Podstawowe Faktury:

• Data wystawienia: To dzień, w którym sporządzasz dokument. Powinna być zgodna z rzeczywistością.

• Kolejny numer faktury: Każda faktura musi mieć unikalny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który pozwala ją jednoznacznie zidentyfikować. Ważne jest zachowanie ciągłości numeracji (np. 1/2025, 2/2025 itd. lub 1/MM/RRRR, np. 1/05/2025, 2/05/2025, 1/06/2025). System numeracji wybierasz sam, byle był konsekwentny.

Dane Sprzedawcy (Osoby Prowadzącej Działalność Nierejestrowaną):

• Twoje imię i nazwisko: Pełne, zgodne z dokumentem tożsamości.

• Twój adres zamieszkania: Kompletny adres, pod którym mieszkasz. W przypadku działalności nierejestrowanej nie posiadasz NIP-u firmowego (chyba że się zarejestrowałeś po NIP), więc nie umieszczasz go na fakturze. Numer PESEL również nie jest obowiązkowym elementem faktury dla celów VAT (choć czasami nabywcy o niego proszą, zwłaszcza jeśli są firmami i potrzebują go do swoich rozliczeń – jego podanie jest jednak dobrowolne z Twojej strony).

Dane Nabywcy (Klienta):

• Imię i nazwisko lub nazwa firmy nabywcy: Jeśli klient jest osobą fizyczną, podajesz jego imię i nazwisko. Jeśli to firma, podajesz jej pełną nazwę.

• Adres nabywcy: Kompletny adres zamieszkania lub siedziby firmy klienta. Jeśli klient jest firmą i jest podatnikiem VAT, powinien podać Ci swój NIP, który również umieszczasz na fakturze (jest to pole "Numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej").

Opis Transakcji:

• Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi: Opis powinien być na tyle precyzyjny, aby jednoznacznie identyfikował przedmiot sprzedaży. Unikaj zbyt ogólnych sformułowań. Przykłady: "Usługa wykonania projektu graficznego logo", "Ręcznie robione mydło lawendowe – 3 szt.", "Korepetycje z matematyki – 2 godz".

• Miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług: Określ jednostkę miary (np. szt., kg, godz., usł., kpl.) oraz liczbę tych jednostek.

Dane Finansowe:

• Cena jednostkowa towaru lub usługi: Jest to cena za jedną jednostkę (sztukę, godzinę itp.). Pamiętaj, że w działalności nierejestrowanej, będąc zwolnionym z VAT, jest to Twoja cena netto, która jest jednocześnie ceną brutto (ceną końcową dla klienta).

• Kwota należności ogółem do zapłaty: Suma wartości wszystkich pozycji na fakturze. Warto podać ją cyfrowo.

Oprócz obowiązkowych elementów, na fakturze możesz (a czasem warto) umieścić dodatkowe informacje:

• Data sprzedaży (dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi): Przydatne by klient wiedział kiedy kupił, dzięki temu wie do kiedy np. ma gwarancje.

• Termin płatności: Określenie, do kiedy klient powinien uregulować należność (np. 7 dni, 14 dni, "Płatne w dniu wystawienia").

• Sposób płatności: Informacja, jak klient może zapłacić (np. "Przelew bankowy", "Gotówka").

• Numer konta bankowego sprzedawcy: Niezbędny, jeśli oczekujesz płatności przelewem.

• Dodatkowe uwagi: Miejsce na krótkie podziękowanie, informację o promocji, czy inne ustalenia z klientem, bądź inne wymagania prawne jak np. odwrotne obciążenie w przypadku faktury za granicę.

Wszystkie te pola, zarówno obowiązkowe, jak i opcjonalne, uwzględnia nasz darmowy generator faktur.

Korzystanie z generatora jest intuicyjne:

• Wypełnij dane faktury: Numer, datę wystawienia, opcjonalnie datę sprzedaży i termin płatności.

• Podaj dane Sprzedawcy (Twoje): Imię i nazwisko, adres.

• Wprowadź dane Nabywcy (Klienta): Imię i nazwisko/nazwę, adres.

• Dodaj pozycje faktury: Kliknij "Dodaj pozycję" i dla każdej z nich uzupełnij nazwę towaru/usługi, ilość, jednostkę miary (j.m.) oraz cenę jednostkową. Generator automatycznie obliczy wartość.

• Uzupełnij informacje dodatkowe: Wpisz podstawę zwolnienia z VAT (sugerowana wartość jest już wpisana), sposób płatności, numer konta czy inne uwagi.

• Kliknij "Generuj fakturę w PDF": Jeśli wszystko się zgadza wygeneruj fakturę. Plik zostanie zapisany na Twoim komputerze. Możesz go potem wysłać klientowi i zostawić dla siebie w bezpiecznym miejscu na dysku, dokumentacje w tym również wystawione faktury musisz przechowywać przez następne lata w razie kontroli urzędu.

Masz jeszcze jakieś wątpliwości? Poniżej odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania dotyczące fakturowania w NDG.

Jak Prawidłowo Numerować Faktury w Działalności Nierejestrowanej?

Kluczowe są ciągłość numeracji i chronologia wystawiania faktur. Oznacza to, że każda kolejna faktura powinna mieć wyższy numer i być wystawiona z późniejszą (lub tą samą) datą. Możesz przyjąć prosty system, np.:

• 1/ROK, 2/ROK, ... (np. 1/2025, 2/2025)

• 1/MM/RRRR, 2/MM/RRRR, ... (np. 1/05/2025, 2/05/2025, a potem 1/06/2025)

• 1/NDG/ROK, 2/NDG/ROK, ...

Ważne, abyś trzymał się wybranego systemu.

Czy Muszę Przechowywać Kopie Wystawionych Faktur?

Tak, zdecydowanie. Kopie wystawionych faktur (lub rachunków) są niezbędne:

• Dla celów dowodowych: W razie jakichkolwiek nieporozumień z klientem.

• Dla ewentualnej kontroli skarbowej: Urząd może poprosić o dokumentację.

  Dokumenty księgowe, w tym faktury, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego z tytułu działalności wykazanej na tych fakturach.

Co Zrobić, Gdy Popełnię Błąd na Fakturze Wystawionej w Ramach NDG?

Błędy zdarzają się każdemu. Jeśli zauważysz pomyłkę na wystawionej fakturze:

• Drobne błędy (np. literówka w adresie nabywcy): Nabywca może wystawić notę korygującą. Ty ją akceptujesz.

• Poważniejsze błędy (np. w cenie, ilości, nazwie usługi): Jako sprzedawca zwolniony z VAT, wystawiasz fakturę korygującą.

Działalność Nierejestrowana a Uproszczona Ewidencja Sprzedaży – Jak to Połączyć z Fakturami?

Prowadząc działalność nierejestrowaną, masz obowiązek prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Zanotuj w ewidencji numer wystawionej faktury przy odpowiedniej sprzedaży.

Czy Mogę Wystawić Fakturę w Języku Obcym lub w Innej Walucie?

Tak, natomiast nasz generator jest przystosowany tylko do złotówek, nasza aplikacja obsługuje inne waluty.

Jak widzisz, wystawianie faktur w działalności nierejestrowanej nie musi być źródłem stresu.

Kluczowe jest zrozumienie podstawowych zasad: obowiązek wystawienia dokumentu na żądanie klienta, znajomość niezbędnych elementów faktury oraz świadomość zwolnienia z VAT.

Mamy nadzieję, że ten kompleksowy przewodnik rozwiał Twoje wątpliwości, a nasz darmowy generator faktur online stanie się pomocnym narzędziem w codziennym prowadzeniu Twojej działalności nierejestrowanej.

Natomiast jeśli chcesz zmniejszyć ryzyko błędów w prowadzeniu swojej działalności zachęcamy do wypróbowania i zaznajomienia się z naszą aplikacją.

Wystawianie faktur to tylko część obowiązków w działalności nierejestrowanej.